Informativa sulla Privacy

Il Titolare del trattamento è Holiday World Tenerife SL, con sede in Calle Irlanda 4 LCL 4F, 38670 Adeje Casco (Santa Cruz de Tenerife), Spagna. Contatti: tel. +39 02 400 307 85 — email customerservice@holidayw.eu.

a) Gestione delle prenotazioni e dei soggiorni. Dati anagrafici, documenti d'identità e recapiti degli ospiti, trattati per l'esecuzione del contratto di soggiorno e per gli adempimenti di legge: comunicazione alloggiati alla Questura (art. 109 TULPS), rilevazioni ISTAT sui flussi turistici e imposta di soggiorno.

b) Registrazione e trascrizione delle telefonate. Le chiamate da e verso i nostri uffici possono essere registrate e trascritte per finalità di qualità del servizio, formazione del personale, tutela in caso di contestazioni e — ove utile — per l'invio al chiamante di un riepilogo scritto della conversazione. Chi chiama viene informato con un annuncio vocale all'inizio della telefonata; proseguendo la chiamata l'interessato ne prende atto.

c) Sondaggi di gradimento. Dopo una chiamata o la chiusura di una richiesta di assistenza possiamo inviare, via WhatsApp o email, un breve sondaggio di valutazione (1-5 stelle). La partecipazione è facoltativa.

d) Monitoraggio delle caselle email aziendali. Per misurare i tempi di risposta del servizio clienti trattiamo esclusivamente i metadati dei messaggi (mittente, data, oggetto): il contenuto delle email non viene letto dai sistemi di analisi.

e) Comunicazioni operative. Invio di messaggi WhatsApp o email di servizio relativi al soggiorno (istruzioni di check-in, video informativi, promemoria), tramite la piattaforma Spoki/WhatsApp Business.

f) Pagamenti a proprietari e partner. Dati identificativi e coordinate bancarie (IBAN) trattati per l'esecuzione dei bonifici SEPA dovuti per contratto.

I trattamenti si fondano su: obblighi di legge (comunicazioni a Questura, ISTAT, adempimenti fiscali); esecuzione del contratto (gestione del soggiorno, pagamenti, assistenza); legittimo interesse del Titolare (qualità del servizio, registrazione delle chiamate, metriche di risposta, tutela in giudizio); consenso, ove specificamente richiesto (es. comunicazioni facoltative).

In conformità al Regolamento (UE) 2024/1689 ("AI Act"), informiamo che utilizziamo sistemi di IA per: la trascrizione automatica delle chiamate registrate, la valutazione della qualità delle conversazioni a fini di formazione interna e la generazione di riepiloghi. Le valutazioni prodotte dall'IA sono sempre soggette a supervisione umana e non determinano decisioni automatizzate con effetti giuridici sugli interessati. Alcuni messaggi automatici (es. sondaggi, comunicazioni di servizio) sono generati da sistemi automatizzati e sono riconoscibili come tali.

— Registrazioni e trascrizioni delle chiamate: fino a 12 mesi, salvo esigenze di tutela in giudizio.
— Dati delle prenotazioni e documenti fiscali: 10 anni (obblighi civilistici e fiscali).
— Metadati email per metriche di servizio: fino a 24 mesi.
— Esiti dei sondaggi di gradimento: fino a 24 mesi, in forma aggregata oltre tale termine.

I dati possono essere trattati da fornitori nominati responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR, tra cui: Voxloud (centralino telefonico e registrazioni), Spoki / Meta (messaggistica WhatsApp), IONOS (posta elettronica e hosting), OpenAI (servizi di trascrizione e analisi con IA), istituti bancari (esecuzione bonifici SEPA), oltre alle autorità pubbliche nei casi previsti dalle leggi dei Paesi in cui operiamo (in Italia: Questura, ISTAT, Agenzia delle Entrate, enti locali per l'imposta di soggiorno; in Spagna: autorità di pubblica sicurezza e organismi statistici e fiscali competenti).

Alcuni fornitori (es. Meta, OpenAI) possono comportare trasferimenti di dati verso Paesi terzi: in tali casi il trasferimento avviene sulla base di decisioni di adeguatezza o delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea.

Il Titolare gestisce immobili e servizi di ospitalità in diversi Paesi. La presente informativa è redatta in conformità al GDPR, che si applica a tutti i trattamenti svolti nell'Unione Europea e nei confronti di interessati che si trovano nell'UE, indipendentemente dal Paese in cui si trova l'immobile. Ove le normative locali del Paese in cui è situato l'immobile prevedano adempimenti ulteriori (ad esempio registrazione degli ospiti presso le autorità di pubblica sicurezza, rilevazioni statistiche o imposte di soggiorno locali), i dati sono trattati anche per ottemperare a tali obblighi, nei limiti di quanto strettamente necessario.

È possibile esercitare in ogni momento i diritti di cui agli artt. 15-22 GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità) scrivendo a customerservice@holidayw.eu. È inoltre possibile proporre reclamo all'autorità di controllo: l'Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es), autorità capofila del Titolare, oppure all'autorità del proprio Paese di residenza (per l'Italia: Garante per la Protezione dei Dati Personali, www.garanteprivacy.it).